在进行系统初始数据建立之前，需要对“库存商品”、“往来单位”、“内部职员”、“存货仓库”、“部门信息”、“会计科目”、“地区”等内容搭建一个基本的框架。例如：可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必像手工账一样重复地抄写。
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基本信息多级分类的概念
如果您是一家零售商，您很可能将您的商品按一定的属性进行分类管理，如果您是批发商或是供货商或开有分店，您可能会将您的客户按地区或其它进行分类，“多级分类”正是基于这一现实模式而创建的。
举例：库存商品有“生产用品”、“日用品”、“食品”等类，然后对“生产用品”再分类。
空白新增：则表示打开一张没有任何信息的商品录入窗口添加新的基本信息；
复制新增：则表示将光标所在行信息的编号、全名之类复制到基本信息录入窗口，然后进行简单修改添加；这种方式对于基本信息差异比较小的情况是非常有用的。
修改：即对选中的基本信息进行修改；有些信息我们是不能修改的，比如已经开账后的往来单位期初应收应付；已经被过账单据使用过的库存商品的成本算法等。
删除：即对选中的基本信息进行删除。
分类：对不曾使用过的商品信息进行分类处理，即将不曾使用过的商品信息设置为商品类，并在其下添加新的商品信息。
商品排序-上移：即将某行信息与其上一行号信息交换顺序，从而进行手动调整顺序；与下移、保存配套使用，不保存的话，手动调序没有意义。
商品排序-下移：即将某行信息与其下一行号信息交换顺序，从而进行手动调整顺序；
保存排序：即对手动调整顺序或通过列表头排序后的结果进行保存，便于下次进入时看到的还是上次调整过的顺序；
特别说明：
上移、下移和保存排序受配套使用，上下移后如果不进行保存排序，则下次进入基本信息管理窗口时同，依然是调整前的顺序 。
编号递增，选择此后，确定保存当前信息后，系统自动根据刚才保存信息的编号自动加1或补1生成新编号。
比如，刚保存信息编号为A，则确定后，新窗口编号就自动显示为A1；如果刚保存信息编号为A010，则确定保存后新窗口编号自动显示为A011；
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分级说明
如上所述，以同样方法，库存商品、往来单位、存货仓库、内部职员
、部门、地区依次可以进行再往下分类，最多分五级；固定资产、收入费用、银行账户基本信息系统允许进行3级分类；每级分类允许99万条记录。
分类管理，将提高你的管理效率，方便查找与统计，为了你今后的管理，你一定要仔细考虑你的分类方法，不可随意处理。对于往来单位，你可以按照供销关系分供应商、经销商、客户和其它单位；对于库存商品，你可以按照商品属性分电器、食品、图书、服装之类。当然，具体怎么分类，将根据你的管理需要来处理。
注意:为提高查询效率,建议你的第一级信息不超过20个.
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基本信息的删除
基本信息的删除与修改是有一定控制的。如果某末级基本信息已经有数量金额并且已经开账，则此基本信息不能再进行分类，也不能进行删除。只有在下一年度期初才可以进行调整。
比如，已经分类的信息，类是不允许删除的，必须把类下信息全部删除后，类才能删除；已经有期初或被其它单据使用的仓库、商品、单位是不允许删除的；已经被设置为操作员的职员是不允许删除的。这些都需要我们注意。
◆ 基本信息的新增
1.操作员（除管理员外）只能对自己有全部权限的类进行添加操作
２.操作员在自己有权限的类下添加的信息，除操作员有权限外，与操作员一样有该类信息权限的操作员也自动有操作权限
３.操作员对自己有权限的信息进行分类后，该类下所有信息都有操作权限，并且，分类前也有该信息的其它操作员也同样自动拥有该类下所有信息权限。
4.为满足客户个性化要求，基本信息部分字段名称可自定义修改。
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其它注意事项
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库存商品的基本信息中，不能有两个商品全名与编号全部相同，系统以全名和编号共同来确定一个具体的商品。 系统不允许编号相同。
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商品保质期：保质期是指某商品从生产日期开始后在多少天内仍然可以使用。如：使用期为三年，则在这里录入360*3=1080（天）。系统可以根据进货录入的生产日期加上保质期计算出还有多长时间商品就要过保质期。
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扫描枪的使用：在录入基本信息时，可以通过扫描枪来录入条码。扫描枪的使用与键盘类似，在需要录入条码的地方可以使用扫描枪录入数据。
在建立完基本信息之后，就可以进行“期初建账”了。
◆ 右键功能
筛选：即对表格中统计出来的信息进行模糊查询。查询的依据将根据表格字段确定。表体的任一字段将可以进行筛选。
点击“选择列”的下拉按钮查询选择列后，录入过滤条件，点筛选按钮，则系统从当前表格所显示的信息中查询出所有符合过滤条件的信息来。 筛选功能只能对当前显示的信息进行筛选。
列信息类型不同，过滤条件也不同，如果列信息是数值类，则要求我们录入的过滤条件是一个上限和一个下限，如果列信息是日期时间类，则要求我们录入一全开始日期和结束日期。
定位：即根据查找依据和查找内容，在表格信息中从上往下或从下往上或全部表格范围内一条一条地查询出符合条件的信息。
列字段：对表格列信息是否显示，显示的名称进行修改及调整。
“隐藏此列”，把已经显示的字段进行隐藏。
“增加一列”，可以把隐藏的字段进行增加显示。
“锁定此列”，该列锁定后不会随着滑动条的移动而移动。
显示字段：可以根据客户需求进行新字段的添加修改和删除，有公式字段和定制开发字段两种。
对齐方式和显示格式：用户根据自己的喜好，安排数据是左对齐、右对齐还是居中。